Planen Sie für eine Hochzeit mit 60–100 Gästen ca. 12 Monate Vorlauf ein – Location und Caterer sollten spätestens 9 Monate vor dem Termin gebucht sein, weil beliebte Samstage in der Region Stuttgart oft ein Jahr im Voraus vergeben sind. Diese Checkliste führt Sie Etappe für Etappe durch die Planung. Zu jedem Zeitpunkt finden Sie die Aufgaben, die jetzt wirklich anstehen – inklusive aller Catering-Entscheidungen.
Eine Hochzeit mit 60–100 Gästen planen Sie realistisch in ca. 12 Monaten – und die beiden Entscheidungen mit dem größten Hebel, Location und Catering, fallen dabei ganz am Anfang. Wer beides in den ersten drei Monaten festzurrt, hat den stressigsten Teil bereits hinter sich; alles Weitere lässt sich in überschaubaren Etappen abarbeiten, ohne dass kurz vor dem Fest die Nächte kurz werden.
Diese Checkliste ist deshalb streng chronologisch aufgebaut: von 12 Monaten vor dem Fest bis zum Hochzeitstag selbst. Jede Etappe nennt die Aufgaben, die jetzt fällig sind, die Budget-Richtwerte dazu und die Fragen, die Sie Dienstleistern in dieser Phase stellen sollten. So sehen Sie jederzeit auf einen Blick, ob Sie im Plan liegen – oder an welcher Stelle Sie nachziehen müssen.
Zur finanziellen Einordnung vorab: Eine Hochzeit mit 80 Gästen kostet in der Region Stuttgart komplett meist ca. 15.000–30.000 €. Essen und Getränke sind mit ca. 40–50 % der größte Einzelposten – beim Full-Service-Hochzeitscatering rechnen Sie mit ca. 90–150 € pro Person inklusive Menü oder Buffet, Personal, Geschirr und Getränken. Genau deshalb steht das Catering in dieser Checkliste so weit vorn.
Am Anfang stehen vier Entscheidungen, die alle weiteren bestimmen. Erstens der Termin: Legen Sie zwei bis drei Wunschtermine fest, bevor Sie Locations anfragen – wer sich auf einen einzigen Samstag im Juni versteift, zahlt Hochsaison-Preise und wartet auf Absagen. Zweitens das Budget: Definieren Sie eine Obergrenze und verteilen Sie sie grob – als Faustregel gehen ca. 40–50 % in Essen und Getränke, ca. 15–20 % in die Location, der Rest in Kleidung, Fotografie, Musik, Deko und Papeterie. Planen Sie zusätzlich ca. 10 % Reserve ein.
Drittens die Gästeliste: Schon die grobe Zahl entscheidet über Locationgröße und Cateringform – 40 Personen feiern im Weinlokal, 120 brauchen den Saal. Viertens Location und Caterer: Beide gehören in dieselbe Phase, denn sie bedingen sich. Viele Locations in der Region haben keine eigene Küche und arbeiten mit externen Caterern; klären Sie deshalb bei der Besichtigung, ob es Partnerlisten, eine Cateringküche vor Ort oder Exklusivbindungen gibt.
Den Caterer selbst sollten Sie 9–12 Monate vorher anfragen. Gute Hochzeitscaterer sind für die Samstage von Mai bis September oft ein Jahr im Voraus ausgebucht – Details zu Leistungen und Paketen finden Sie auf unserer Seite zum Hochzeitscatering Stuttgart. Was realistischerweise auf der Rechnung steht, schlüsselt der Ratgeber Hochzeitscatering-Kosten auf. Auch das Standesamt gehört in diese Phase: Die Anmeldung ist frühestens 6 Monate vorher möglich, den Wunschtermin sollten Sie aber jetzt schon vormerken lassen.
Mit Termin, Location und Caterer steht das Gerüst – jetzt kommt der Stil. Legen Sie in dieser Phase ein Gesamtkonzept fest (Farben, Ton, formell oder locker), denn daraus leiten sich Papeterie, Blumen, Deko und die Menülinie ab. Verschicken Sie Save-the-Dates, sobald der Termin fix ist; bei vielen anreisenden Gästen gern 8–10 Monate vorher.
Parallel buchen Sie die Dienstleister mit langen Vorlaufzeiten: Fotografin oder Fotograf, Band oder DJ und – bei freier Trauung – die Traurednerin. Alle drei sind an guten Terminen ähnlich früh vergriffen wie Locations. Holen Sie jeweils zwei bis drei Angebote ein und achten Sie auf klare Leistungsbeschreibungen statt Pauschalversprechen.
Beim Catering fällt jetzt die Grundsatzentscheidung über die Form des Essens: bedientes Menü (ca. 45–90 € pro Person für drei Gänge, elegant und planbar), Buffet (ca. 25–45 € pro Person für die Speisen, kommunikativ und flexibel) oder ein Flying Buffet, bei dem servierte Häppchen-Gänge durch den Raum wandern – ideal für Feiern ohne feste Sitzordnung, mehr dazu auf Flying Buffet Stuttgart. Ihr Caterer braucht diese Richtung jetzt, um Personal und Technik zu planen; die Details des Menüs dürfen später reifen.
Fragen Sie in dieser Phase außerdem erste Unverträglichkeiten und Essgewohnheiten im engen Kreis ab. Wenn ein Viertel der Gäste vegetarisch isst, ist das keine Fußnote, sondern eine Kalkulationsgrundlage – und je früher der Caterer es weiß, desto besser wird die Karte. Gleiches gilt für das Getränkekonzept: Klären Sie früh, ob der Anbieter eine Pauschale anbietet oder nach Verbrauch abrechnet und ob die Location Korkgeld verlangt – beides verändert die Endsumme um mehrere hundert Euro.
Jetzt wird es konkret – und kulinarisch. Das Probeessen findet idealerweise 4–6 Monate vor der Hochzeit statt: Sie verkosten die engere Menüauswahl, justieren Gänge, Portionsgrößen und Weinbegleitung. Viele Caterer bieten das Tasting ab einem bestimmten Auftragswert kostenlos an oder verrechnen ca. 50–100 € mit dem Auftrag – fragen Sie vorher nach. Gehen Sie mit klaren Fragen hinein: Wie wird nachproduziert, wenn ein Gang schneller leer ist als geplant? Wie lange steht das Buffet? Wer schneidet die Torte an?
Die Einladungen verschicken Sie ca. 3–4 Monate vorher, mit einer Rückmeldefrist von 6–8 Wochen vor dem Fest – diese Frist ist später Gold wert, weil der Caterer die vorläufige Gästezahl braucht. Fragen Sie auf der Einladungskarte direkt Unverträglichkeiten und Essenswünsche mit ab, das erspart Ihnen im letzten Monat Dutzende Einzelnachrichten.
Ebenfalls in diese Phase gehören: Hochzeitstorte beim Konditor oder Caterer bestellen (3–6 Monate Vorlauf), Getränkeauswahl und Korkgeld-Frage klären, Deko-Konzept mit der Location abstimmen und Zimmerkontingente für auswärtige Gäste reservieren. Skizzieren Sie außerdem ein erstes Ablaufgerüst des Tages – Trauung, Empfang, Essen, Party – und teilen Sie es mit Caterer und Location.
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| Zeitpunkt | Organisation | Catering & Getränke |
|---|---|---|
| 12–9 Monate | Termin, Budget, Gästeliste, Location buchen | Caterer anfragen und buchen, Budgetrahmen ca. 90–150 € pro Person |
| 9–6 Monate | Fotograf, Musik, Trauredner, Save-the-Dates | Menülinie festlegen: Menü, Buffet oder Flying Buffet |
| 6–4 Monate | Einladungen vorbereiten, Deko-Konzept, Torte bestellen | Probeessen absolvieren, Getränke und Korkgeld klären |
| 3–2 Monate | Rückmeldungen einsammeln, Sitzplan starten | Sonderkost melden, Mitternachtssnack und Candy Bar fixieren |
| 4 Wochen | Ablaufplan an alle Dienstleister verschicken | vorläufige Gästezahl, Geschirr- und Mobiliarliste prüfen |
| 7–14 Tage | letzte Absprachen, Notfallkorb packen | finale Gästezahl melden – sie ist die Abrechnungsbasis |
| Hochzeitstag | genießen – alle Aufgaben sind delegiert | Anlieferung, Aufbau und Service laut Zeitplan durch den Caterer |
Richtwerte für die Region Stuttgart, Stand: September 2026.
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Drei Monate vor dem Fest verlagert sich die Arbeit vom Entscheiden zum Einsammeln. Die Rückmeldungen der Gäste laufen ein – haken Sie bei säumigen Antworten freundlich, aber konsequent nach, denn jede unklare Zusage kostet Sie später Kalkulationssicherheit. Aus den Rückmeldungen entstehen zwei Dokumente: der Sitzplan und die Sonderkost-Liste (vegetarisch, vegan, Allergien, Kindergerichte), die der Caterer spätestens 4 Wochen vorher braucht.
Beim Catering stehen jetzt die Feinheiten an: die finale Menü- oder Buffetkarte, der Getränkeplan mit Mengen (als Faustregel: 0,2–0,3 l Sekt pro Person zum Empfang, abends je nach Publikum 0,5–1 l Bier bzw. eine halbe bis dreiviertel Flasche Wein), der Mitternachtssnack und süße Extras wie eine Candy Bar zur Hochzeit, die viele Caterer als Baustein anbieten. Prüfen Sie außerdem, ob Geschirr, Gläser, Stehtische und Hussen im Angebot enthalten sind – falls nicht, lässt sich beides unkompliziert ergänzen, siehe Geschirr mieten Stuttgart.
Vier Wochen vorher verschicken Sie den detaillierten Ablaufplan an alle Dienstleister: Wer liefert wann an, wann beginnt der Service, wann fällt der Tortenanschnitt? Wie dieser Tagesablauf sinnvoll getaktet wird – vom Getting Ready bis zum Mitternachtssnack –, zeigt der Ratgeber Hochzeitsplanung-Zeitplan im Detail. Benennen Sie außerdem eine Ansprechperson für den Tag (Trauzeugin, Trauzeuge oder Zeremonienmeister), damit am Hochzeitstag niemand das Brautpaar mit Logistikfragen behelligt.
Die wichtigste Deadline der Schlussphase: 7–14 Tage vor der Hochzeit melden Sie dem Caterer die finale Gästezahl. Diese Zahl ist fast immer die Abrechnungsbasis – wer kurzfristig absagt, wird meist trotzdem berechnet, wer spontan dazukommt, kostet Aufpreis. Klären Sie deshalb im Vertrag, bis wann Sie nach unten korrigieren dürfen und wie viel Spielraum nach oben eingeplant ist; seriöse Anbieter produzieren ohnehin einen kleinen Puffer von ca. 5–10 % mit.
In dieselbe Woche gehört das letzte Briefing mit dem Caterer: Anlieferzeit und Zufahrt zur Location, Aufbaubeginn, Stromanschlüsse und Kühlmöglichkeiten, der Zeitplan des Abends, die Sonderkost-Liste mit Tischnummern und die Ansprechperson vor Ort. Ein guter Caterer geht diese Punkte von sich aus durch – wenn nicht, gehen Sie sie aktiv durch, das dauert 20 Minuten und verhindert 90 % aller Pannen.
Finanziell ist üblich: eine Anzahlung von ca. 20–50 % bei Vertragsschluss, der Rest nach dem Fest auf Rechnung. Legen Sie außerdem fest, wer nach der Feier abbaut und bis wann die Location geräumt sein muss – manche Locations berechnen für den Abbau am Folgetag extra. Zum Schluss packen Sie einen Notfallkorb (Pflaster, Nähzeug, Ersatzstrumpfhose, Ladekabel, Bargeld) und übergeben alle Listen an Ihre Ansprechperson. Denken Sie dabei auch an Trinkgelder: Für das Serviceteam sind bei gutem Ablauf ca. 5–10 % der Catering-Summe oder ein runder Betrag pro Kraft üblich – vorbereitet in beschrifteten Umschlägen, die Ihre Ansprechperson am Ende des Abends übergibt. Danach gilt: Die Planung ist abgeschlossen – ab jetzt wird gefeiert.
Aus hunderten Hochzeitsplanungen wiederholen sich dieselben fünf Fehler – alle sind vermeidbar:
Der rote Faden dieser Checkliste ist deshalb bewusst simpel: Die großen, teuren, knappen Dinge zuerst – Termin, Location, Catering –, die Details danach. Wer diese Reihenfolge einhält, plant nicht nur günstiger, sondern verhandelt auch aus einer besseren Position: mit Vorlauf, Vergleichsangeboten und ohne Zeitdruck. Und falls der Kalender bereits eng ist: Halten Sie sich strikt an diese Reihenfolge und lassen Sie Nice-to-have-Punkte wie Gastgeschenke oder Fotobox bewusst hinten runterfallen – kein Gast vermisst sie, aber jeder merkt, wenn beim Essen gespart wurde.
Ca. 12 Monate vor dem Wunschtermin. In den ersten drei Monaten fallen die Entscheidungen mit dem größten Hebel: Termin, Budget, Gästeliste, Location und Caterer. Wer später startet, kann trotzdem heiraten – muss aber bei Wunschterminen in der Hochsaison mit Kompromissen rechnen, vor allem an Samstagen zwischen Mai und September.
9–12 Monate vor dem Termin. Gute Hochzeitscaterer sind für Sommersamstage oft ein Jahr im Voraus ausgebucht. Wichtig: Location und Caterer parallel klären, denn viele Locations haben keine eigene Küche oder arbeiten nur mit bestimmten Partnern zusammen. Das Probeessen folgt dann ca. 4–6 Monate vor der Hochzeit.
Ca. 15.000–30.000 € insgesamt in der Region Stuttgart. Der größte Einzelposten sind Essen und Getränke mit ca. 40–50 % des Budgets – beim Full-Service-Catering rechnen Sie mit ca. 90–150 € pro Person inklusive Personal, Geschirr und Getränken. Dazu kommen Location, Fotografie, Musik, Kleidung, Deko und Papeterie.
7–14 Tage vor der Hochzeit. Diese Zahl ist in der Regel die Abrechnungsbasis: Kurzfristige Absagen werden meist trotzdem berechnet, spontane Zusagen kosten Aufpreis. Setzen Sie deshalb auf der Einladung eine Rückmeldefrist von 6–8 Wochen vor dem Fest und klären Sie im Vertrag, bis wann Sie die Zahl korrigieren dürfen.
Ca. 4–6 Monate vor der Hochzeit. Sie verkosten die engere Menüauswahl und justieren Gänge, Portionen und Weinbegleitung. Viele Caterer bieten das Tasting ab einem bestimmten Auftragswert kostenlos an oder verrechnen ca. 50–100 € mit dem Auftrag – fragen Sie das vor der Terminvereinbarung ab.
Ca. 10 % des Gesamtbudgets. Typische ungeplante Posten sind zusätzliche Servicestunden, Zeltheizung, kurzfristig gestiegene Gästezahlen oder Extras wie eine Candy Bar. Ohne Reserve müssen solche Posten an anderer Stelle eingespart werden – meist dort, wo es wehtut.
Beschreiben Sie kurz Ihr Event – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem persönlichen Angebot aus unserer Küche. Sie entscheiden in Ruhe.
Dauert keine 2 Minuten. Kein Callcenter, keine Verpflichtung – oder direkt anrufen: 07153 9999689