Ein Catering-Vertrag regelt im Kern 10 Punkte – von der Anzahlung (üblich ca. 20–50 % der Auftragssumme) über die Stornostaffel bis zur Frist für die endgültige Gästezahl (meist 7–14 Tage vor dem Termin). Hier lesen Sie, welche Konditionen in der Region Stuttgart marktüblich sind, welche Klauseln im Ernstfall über Hunderte Euro entscheiden und wie Sie jeden Vertrag in fünf Minuten prüfen.
Ein Catering-Vertrag regelt im Kern zehn Punkte: Leistungsumfang, Preise, Personal, Anzahlung (üblich sind ca. 20–50 % der Auftragssumme), Zahlungsplan, Stornostaffel, die Frist für die endgültige Gästezahl (meist 7–14 Tage vor dem Termin), Haftung für Mietgeschirr, mögliche Mehrkosten und den Ausfallfall. Wer diese Punkte vor der Unterschrift systematisch durchgeht, verhindert die teuersten Missverständnisse der gesamten Feier-Planung.
Die Praxis sieht oft anders aus: Viele Aufträge kommen per kurzer E-Mail-Zusage auf ein PDF-Angebot zustande – rechtlich bindend, aber mit Lücken an genau den Stellen, die im Streitfall zählen. Was passiert bei einer Absage vier Wochen vorher? Wer zahlt die zerbrochenen Gläser? Was kostet die Stunde, wenn die Feier länger dauert als geplant?
Dieser Ratgeber zeigt, was in einen ordentlichen Catering-Vertrag gehört, welche Zahlungs- und Stornokonditionen in der Region Stuttgart marktüblich sind – und mit welchen acht Fragen Sie jedes Vertragsdokument schnell und gründlich prüfen, bevor Sie unterschreiben.
Der wichtigste Unterschied zuerst: Ein Angebot ist zunächst nur eine Preisauskunft – meist ausdrücklich „freibleibend" formuliert. Verbindlich wird es erst, wenn Sie es annehmen und der Caterer den Auftrag bestätigt. Diese Auftragsbestätigung ist der eigentliche Vertrag, auch wenn nie ein Dokument mit der Überschrift „Vertrag" existiert. Eine E-Mail mit „Passt, machen wir so" genügt rechtlich vollkommen.
Genau darin liegt das Risiko: Wer per Kurznachricht zusagt, hat einen Vertrag geschlossen – aber häufig ohne geregelte Stornobedingungen, ohne fixierte Nachmeldefrist und ohne klare Aussage dazu, was im Preis enthalten ist. Im Streitfall gilt dann das gesetzliche Werkvertragsrecht, und das ist für Laien schwer kalkulierbar: Der Caterer behält bei Ihrer Absage grundsätzlich den Anspruch auf die Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen – was das konkret in Euro bedeutet, ist ohne Staffel im Vertrag reine Verhandlungssache.
Bestehen Sie deshalb auch bei kleineren Feiern auf einer schriftlichen Auftragsbestätigung, die mindestens Leistungsumfang, Endpreis, Gästezahl, Stornostaffel und Zahlungsplan enthält. Seriöse Caterer haben dafür Standarddokumente und verschicken sie unaufgefordert – das gilt für den Geburtstag mit 25 Gästen genauso wie für die Firmenfeier mit 200 Teilnehmern.
Ein Hinweis zur Einordnung: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung, sondern fasst zusammen, was in der Catering-Praxis marktüblich ist. Bei Aufträgen im hohen vierstelligen Bereich – etwa einer kompletten Hochzeit über das Hochzeitscatering Stuttgart – lohnt es sich, jede Klausel besonders gründlich zu lesen.
Diese Bestandteile sollte jeder Catering-Vertrag schwarz auf weiß enthalten:
Der zehnte Punkt ist der am häufigsten unterschätzte: Mündliche Zusagen („die vegetarischen Portionen machen wir einfach großzügiger") sind im Konfliktfall kaum beweisbar. Ein Satz im Vertrag oder eine bestätigende E-Mail kostet nichts – und beendet jede spätere Diskussion, bevor sie beginnt. Wie Sie Angebote von Anfang an so anfragen, dass all diese Punkte vollständig sind, zeigt der Ratgeber Catering-Angebot einholen.
Bei den Zahlungskonditionen hat sich in der Region ein Drei-Stufen-Modell etabliert: Anzahlung bei Vertragsschluss (ca. 20–30 % der Auftragssumme, bei Hochzeiten und Großaufträgen auch bis 50 %), gegebenenfalls eine zweite Rate kurz vor dem Termin und die Restzahlung nach der Veranstaltung mit einem Zahlungsziel von üblicherweise 7–14 Tagen.
Die Anzahlung ist für beide Seiten sinnvoll: Der Caterer blockiert Ihren Termin verbindlich und geht mit Einkauf und Personalplanung in Vorleistung; Sie sichern sich den Anbieter zum vereinbarten Preis. Misstrauisch werden sollten Sie in zwei Richtungen: bei 100 % Vorkasse, die branchenunüblich ist und Ihr gesamtes Risiko auf einen Anbieter konzentriert – und bei Caterern, die gar keine Anzahlung verlangen, denn das spricht für lockere Planungsprozesse auch an anderer Stelle.
Firmenkunden verhandeln häufig abweichende Modelle: Zahlung komplett auf Rechnung nach Leistung ist im Business-Catering verbreitet, gerade bei Rahmenvereinbarungen mit wiederkehrenden Bestellungen. Wichtig ist hier, dass Bestellprozess, Ansprechpartner und Rechnungsadresse (Stichwort Kostenstelle) sauber im Vertrag stehen.
Prüfen Sie außerdem, worauf sich Prozentangaben beziehen: Eine Anzahlung von 30 % auf die „voraussichtliche Auftragssumme" bei 100 gemeldeten Gästen ist eine andere Zahl als 30 % auf den später abgerechneten Betrag bei 85 Gästen. Üblich und fair ist die Verrechnung der Anzahlung mit der Schlussrechnung auf Basis der tatsächlichen Abrechnungsgrundlage – wie sich die im Detail zusammensetzt, erklärt der Ratgeber Catering-Kosten pro Person.
| Zeitpunkt der Absage | Üblicher Stornosatz | Typische Begründung |
|---|---|---|
| Bis 8 Wochen vor dem Termin | ca. 0–10 % oder Bearbeitungspauschale | Termin lässt sich meist neu vergeben |
| 8–4 Wochen vorher | ca. 10–30 % | Planung und Personaldisposition laufen bereits |
| 4–2 Wochen vorher | ca. 30–50 % | Wiederverkauf des Termins wird unwahrscheinlich |
| 14–7 Tage vorher | ca. 50–70 % | Einkauf und Produktionsplanung sind fixiert |
| Unter 7 Tage vorher | ca. 70–90 % | Ware ist bestellt, Personal verbindlich eingeteilt |
| Am Vortag oder Veranstaltungstag | bis ca. 100 % abzüglich ersparter Aufwendungen | Leistung ist faktisch erbracht bzw. produziert |
Richtwerte für die Region Stuttgart, Stand: September 2026.
Jetzt Catering-Angebote vergleichen
Keine Klausel entscheidet im Ernstfall über so viel Geld wie die Stornoregelung. Marktüblich sind Staffeln, die mit dem näher rückenden Termin steigen: Bis etwa 8 Wochen vorher kommen Sie meist mit ca. 0–10 % beziehungsweise einer Bearbeitungspauschale heraus, ab 4 Wochen werden ca. 30–50 % fällig, in der letzten Woche ca. 70–90 % – und wer erst am Vortag absagt, zahlt oft nahezu den vollen Preis abzüglich der nicht mehr eingekauften Ware.
Diese Sätze sind kein Abzock-Instrument, sondern bilden reale Kosten ab: Je näher der Termin, desto mehr hat der Caterer eingekauft, vorproduziert und Personal verbindlich eingeplant – und desto unwahrscheinlicher wird es, dass er den Samstag noch anderweitig verkauft. Genau deshalb gilt aber auch die Gegenrichtung: Ersparte Aufwendungen müssen angerechnet werden. Ein pauschales „100 % ab 7 Tage vorher" ohne jeden Abzug ist unüblich und sollte Sie stutzig machen.
Drei Punkte sollten Sie aktiv ansprechen, solange die Stimmung gut ist: eine Umbuchungsoption (Terminverschiebung statt Storno, oft gegen eine kleine Pauschale statt der vollen Staffel), die Behandlung einer deutlich sinkenden Gästezahl (Teilstorno statt Komplettabsage) und eine Regelung für Fälle, die keine Seite zu vertreten hat – etwa eine kurzfristige behördliche Sperrung der Location.
Sie möchten Konditionen vergleichen statt nur Preise? Fragen Sie Caterer aus der Region an – Sie erhalten ein persönliches Angebot geprüfter Anbieter mit transparenten Vertragskonditionen, kostenlos und unverbindlich.
Die im Vertrag genannte Personenzahl ist mehr als eine Planungsgröße – sie ist in der Regel die Abrechnungsbasis. Kommen weniger Gäste als gemeldet, zahlen Sie trotzdem für die gemeldete Zahl, denn eingekauft und produziert wurde dafür. Umso wichtiger ist die Nachmeldefrist: Üblich ist, dass Sie die endgültige Gästezahl bis 7–14 Tage vor dem Termin nach unten korrigieren dürfen, oft mit einem Spielraum von etwa 10 % gegenüber der Vertragszahl.
Praktisch heißt das: Melden Sie bei Vertragsschluss lieber die realistische untere Kante und stocken Sie später auf. Nach oben sind Caterer fast immer flexibel – fünf zusätzliche Essen sind auch drei Tage vorher meist lösbar, während zwanzig stornierte Portionen eine Woche vorher voll berechnet werden dürfen. Bei Feiern mit langer Vorlaufzeit hat sich eine Zweistufen-Meldung bewährt: grobe Zahl bei der Buchung, verbindliche Zahl zur Frist aus dem Vertrag.
Klären Sie auch, wie mit Sonderportionen umgegangen wird: Kinderportionen (häufig ca. 50 % des Erwachsenenpreises), Dienstleister-Essen für Fotografin, DJ und Band (oft zum reduzierten Crew-Preis) und Allergiker-Gerichte sollten mit Preis und Meldefrist im Vertrag stehen – bei großen Festen summieren sich diese Positionen schnell auf mehrere Hundert Euro.
Ein letzter Blick gilt der Formulierung „ab X Personen": Manche Pauschalen – etwa für Personal oder Buffetaufbau – springen beim Überschreiten einer Schwelle auf die nächste Stufe. Wer mit 48 gemeldeten Gästen knapp unter einer 50er-Schwelle liegt, sollte vorher wissen, was zwei Nachmeldungen an der Schlussrechnung ändern.
Drei Klauselgruppen entscheiden über die Differenz zwischen Angebotssumme und Schlussrechnung:
Bruch und Verlust: Mietgeschirr, Gläser und Equipment gehen üblicherweise zu Lasten des Auftraggebers und werden zum Wiederbeschaffungspreis berechnet – marktüblich sind ca. 2–8 € pro Glas oder Teller, bei Platten und Chafing-Dishes entsprechend mehr. Bei einer ausgelassenen Feier mit 100 Gästen kommen so realistisch 20–60 € zusammen; ein Posten, den Sie kennen, aber nicht fürchten müssen. Was Leihgeschirr regulär kostet, zeigt die Übersicht Geschirr mieten Stuttgart.
Überziehung und Wartezeiten: Läuft die Feier länger als vertraglich vorgesehen, wird das Personal pro angefangener Stunde weiterberechnet – marktüblich ca. 28–40 € je Kraft und Stunde, teils mit Nachtzuschlag ab Mitternacht. Auch Wartezeiten zählen, etwa wenn die Location später öffnet als gemeldet. Kalkulieren Sie das Ende realistisch und fragen Sie vorab, bis wann das Personal maximal bleiben kann.
Ausfall des Caterers: Der unangenehmste Fall gehört ebenfalls geregelt. Seriöse Anbieter verpflichten sich, bei eigenem Ausfall – Krankheit, Fahrzeugdefekt – für gleichwertigen Ersatz zu sorgen oder bereits geleistete Zahlungen unverzüglich zu erstatten. Fehlt jede Ausfallregelung, fragen Sie nach; die Antwort sagt viel über die Professionalität des Betriebs.
Zuletzt die Nebenkosten-Falle: Anfahrt außerhalb des Kerngebiets, Parkgebühren, Endreinigung, Entsorgung und die Mitgabe von Resten (aus Hygienegründen oft ausgeschlossen oder nur gegen Unterschrift) sollten als eigene Positionen im Vertrag auftauchen – und nicht erst auf der Schlussrechnung.
Mit diesen acht Fragen prüfen Sie jeden Catering-Vertrag in wenigen Minuten:
Können Sie alle acht Fragen direkt aus dem Dokument beantworten, haben Sie einen überdurchschnittlich sauberen Vertrag vor sich. Bleiben zwei oder mehr offen, bitten Sie um eine ergänzte Fassung – ein professioneller Caterer erledigt das binnen eines Tages und wertet Ihre Fragen als das, was sie sind: das Zeichen eines Kunden, der seine Veranstaltung ernst nimmt.
Der Vertrag ist am Ende nur so gut wie das Angebot, auf dem er basiert. Holen Sie deshalb immer mehrere vergleichbare Angebote ein und machen Sie schon bei der Anfrage vollständige Angaben zu Ort, Zeit, Gästezahl und Budget – so werden aus drei Angeboten drei wirklich vergleichbare Verträge, ob für die private Feier oder das Event-Catering im großen Rahmen.
Üblich sind ca. 20–30 % der Auftragssumme bei Vertragsschluss, bei Hochzeiten und Großaufträgen auch bis 50 %. Der Rest wird nach der Veranstaltung mit einem Zahlungsziel von 7–14 Tagen fällig, teils mit einer zweiten Rate kurz vor dem Termin. 100 % Vorkasse ist branchenunüblich und sollte Sie skeptisch machen.
Meist bis 7–14 Tage vor dem Termin, oft mit einem Spielraum von etwa 10 % gegenüber der Vertragszahl. Die gemeldete Zahl ist in der Regel die Abrechnungsbasis: Nach unten korrigieren geht nur bis zur Frist, nach oben sind Caterer meist auch kurzfristiger flexibel. Melden Sie deshalb anfangs eher die untere Kante.
Je nach Zeitpunkt ca. 0–90 % der Auftragssumme: bis 8 Wochen vorher meist nur eine Pauschale, ab 4 Wochen ca. 30–50 %, in der letzten Woche ca. 70–90 %. Ersparte Aufwendungen des Caterers müssen dabei angerechnet werden. Fragen Sie nach einer Umbuchungsoption – eine Terminverschiebung ist oft deutlich günstiger als ein Storno.
Nein, ein Angebot ist zunächst nur eine – meist „freibleibend" formulierte – Preisauskunft. Verbindlich wird es erst durch Ihre Annahme und die Auftragsbestätigung des Caterers. Achtung: Auch eine formlose E-Mail-Zusage begründet bereits einen Vertrag, dann aber oft ohne geregelte Storno- und Zahlungskonditionen.
Zehn Kernpunkte: konkrete Leistungsbeschreibung, Gästezahl als Abrechnungsbasis, Preise mit allen Pauschalen, Termin und Zeiten, Ort und Logistik, Zahlungsplan, Stornostaffel, Haftung für Bruch und Verlust, Ausfallregelung sowie alle Sonderabsprachen wie Allergien oder Reste-Mitgabe. Mündliche Zusagen sollten immer schriftlich bestätigt werden.
In der Regel der Auftraggeber: Bruch und Verlust werden zum Wiederbeschaffungspreis berechnet, marktüblich ca. 2–8 € pro Glas oder Teller. Bei einer Feier mit 100 Gästen kommen so realistisch 20–60 € zusammen. Prüfen Sie, dass die Sätze im Vertrag stehen, damit die Schlussrechnung keine Überraschung enthält.
Beschreiben Sie kurz Ihr Event – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem persönlichen Angebot aus unserer Küche. Sie entscheiden in Ruhe.
Dauert keine 2 Minuten. Kein Callcenter, keine Verpflichtung – oder direkt anrufen: 07153 9999689